Verfahrensordnung nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Als international ausgerichtetes Pflegeunternehmen, das von einem Inhaber chinesischer Herkunft geführt wird und eine vielfältige, multikulturelle Belegschaft beschäftigt, nimmt RENAFAN seine Verantwortung für Menschenrechte und Umwelt ernst. Unsere Verpflichtung gilt sowohl für unsere eigenen Geschäftsaktivitäten als auch für die gesamte Lieferkette, in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).

RENAFAN verpflichtet sich, die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte in allen Bereichen unseres Unternehmens und in unserer Lieferkette zu gewährleisten. Wir lehnen jede Form von Diskriminierung, Zwangsarbeit, Kinderarbeit und anderen menschenunwürdigen Praktiken ab und setzen uns aktiv für die Förderung von Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion ein. Hierbei berufen wir uns besonders auf die Charta der Vielfalt. Die Vertiefung und Förderung des interkulturellen Austauschs und des Verständnisses der Mitarbeitenden aus mehr als 80 Nationen ist eine Notwendigkeit für das Unternehmen. 

Wir verpflichten uns, negative Umweltauswirkungen, die durch unsere Geschäftstätigkeit und entlang unserer Lieferkette entstehen können, zu minimieren. Dies umfasst den verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen, die Reduzierung von Emissionen und Abfällen sowie die Förderung umweltfreundlicher Praktiken bei unseren Lieferanten.

RENAFAN wird alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass auch unsere Lieferanten und deren Vorlieferanten die Menschenrechte und Umweltstandards einhalten. Dies schließt regelmäßige Risikoanalysen, Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie die Implementierung geeigneter Kontrollmechanismen ein. Bei Verstößen behalten wir uns vor, geeignete Schritte einzuleiten, einschließlich der Beendigung von Geschäftsbeziehungen.

Als Unternehmen mit multikultureller Belegschaft und einer globalen Perspektive streben wir einen kontinuierlichen Dialog mit unseren Mitarbeitern, Lieferanten und anderen relevanten Interessengruppen an. Wir fördern ein offenes und respektvolles Arbeitsumfeld, das kulturelle Unterschiede wertschätzt und die Zusammenarbeit auf Augenhöhe ermöglicht. Vielfalt begreifen wir als Ressource und Bereicherung, wenngleich wir um die Herausforderungen wissen, die damit einhergehen.

RENAFAN verpflichtet sich, regelmäßig über die Maßnahmen und Fortschritte im Rahmen unserer Sorgfaltspflichten zu berichten. Diese Berichte werden in transparenter Weise veröffentlicht und stehen allen Interessierten zur Verfügung.

Als Pflegeunternehmen trägt RENAFAN eine besondere Verantwortung gegenüber den Menschen, die uns ihr Vertrauen schenken. Wir verpflichten uns, die Würde, Autonomie und das Wohlbefinden jedes Pflegebedürftigen zu wahren und zu fördern. Dabei respektieren wir die kulturellen, religiösen und individuellen Bedürfnisse unserer Klienten und stellen sicher, dass sie stets mit Respekt, Empathie und fachlicher Kompetenz behandelt werden.

Unser Ziel ist es, durch kontinuierliche Schulungen unserer Mitarbeiter und die Anwendung höchster Pflege- und Sicherheitsstandards, eine erstklassige und menschenwürdige Pflege zu gewährleisten. Die Zufriedenheit und Sicherheit der uns anvertrauten Personen stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, und wir setzen uns unermüdlich dafür ein, ihre Lebensqualität zu verbessern und ihre Rechte zu schützen.

RENAFAN wird alle eingehenden Beschwerden prüfen und zeitnah angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen. Die Meldungen zu menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken, die durch unser wirtschaftliches Handeln oder entlang unserer Lieferketten entstehen, werden von Mitarbeitenden zeitnah, verschwiegen und unparteiisch bearbeitet. Bei Meldungen von Menschenrechtsrisiken werden speziell geschulte MitarbeiterInnen der Abteilung Zentrales Qualitätsmanagement und Arbeitsschutz tätig. Bei Meldungen von Umweltrisiken werden Mitarbeitende der Abteilung Einkauf und Nachhaltigkeit tätig. Auch sie sind speziell geschult und verfügen über ausreichend zeitliche Ressourcen, um die Meldungen zu bearbeiten. 

Die Verarbeitung von Daten erfolgt nach den Grundlagen der DSGVO, was die Aufbewahrung, Auskunft und Löschung angeht.
 

Verfahrensanordnung zur Behandlung von Beschwerden nach dem LkSG

1. Zielsetzung

Diese Verfahrensanordnung dient der Implementierung eines Beschwerdeverfahrens gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Sie stellt sicher, dass Personen oder Organisationen, die durch Geschäftstätigkeiten oder Lieferketten der RENAFAN beeinträchtigt werden, ihre Anliegen vorbringen können.
 

2. Geltungsbereich

Die Anordnung gilt für alle Beschäftigten, Geschäftspartner, Lieferanten sowie externe Betroffene entlang der Lieferkette der RENAFAN.
 

3. Grundprinzipien

• Transparenz: Der Beschwerdeprozess ist allen zugänglich.
• Unabhängigkeit: Beschwerden werden neutral und unparteiisch bearbeitet.
• Vertraulichkeit: Die Identität der beschwerdeführenden Person wird geschützt.
• Zügige Bearbeitung: Eingehende Beschwerden werden zeitnah bearbeitet.
• Rechtskonformität: Alle Schritte erfolgen im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien.
   

4. Beschwerdekanäle

Beschwerden können auf folgenden Wegen eingereicht werden:

• Per E-Mail: meldung@renafan.de
• Per Post: RENAFAN Holding GmbH, Beschwerdemanagement nach LkSG, Berliner Straße 36/37, 13507 Berlin
• Online: Über unser Beschwerdeformular
• Telefonisch: 030438190456

5. Ablauf des Beschwerdeverfahrens

5.1. Eingang der Beschwerde

• Die Beschwerde wird zentral von den Abteilungen für menschenrechtsbezogenes oder umweltbezogenes Risikomanagement entgegengenommen.
• Innerhalb von 5 Werktagen erfolgt eine Eingangsbestätigung an die beschwerdeführende Person.

5.2. Prüfung der Beschwerde

• Erstbewertung: Klärung, ob die Beschwerde im Rahmen des LkSG relevant ist.
• Falls notwendig, wird die beschwerdeführende Person um weitere Informationen gebeten.
• Beschwerden, die nicht unter das LkSG fallen, werden an die zuständige Abteilung (QM, HinSchG) weitergeleitet.

5.3. Bearbeitung

• Untersuchung: Durchführung einer gründlichen Analyse des Sachverhalts. Falls erforderlich, werden weitere Abteilungen oder externe Experten hinzugezogen.
• Maßnahmenplan: Entwicklung eines Maßnahmenplans zur Behebung von Missständen oder Schäden, falls die Beschwerde berechtigt ist.

5.4. Rückmeldung

• Die beschwerdeführende Person wird innerhalb von 30 Tagen über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerdebearbeitung informiert.
• Sollte eine längere Bearbeitungsdauer notwendig sein, wird die Person entsprechend informiert.
   

6. Dokumentation und Berichterstattung

• Alle Beschwerden werden vollständig dokumentiert, einschließlich der Maßnahmen und Ergebnisse.
• Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung und ggf. an Behörden im Rahmen der Berichtspflichten nach LkSG.
   

7. Schutz vor Benachteiligung

Wir verpflichten uns, der hinweisgebenden Person einen umfassenden Schutz vor Benachteilung aufgrund einer Beschwerde zu gewähren.  Vergeltungsmaßnahmen, die aufgrund einer Beschwerde gegen den Beschwerdeführer unternommen werden, werden nicht toleriert. Der Schutz vor Vegeltungsmaßnahmen gilt auch über die Dauer des Beschwerdeverfahrens hinaus. Wir orientieren uns hier Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), um sicherzustellen, dass gesetzliche Vorgaben zur Vertraulichkeit und zum Schutz vor Repressalien eingehalten werden. Durch Feedback-Befragungen prüfen wir im Laufe des Verfahrens und darüber hinaus, ob Nachteile entstanden sind. Bei nachgewiesener Benachteiligung hinweisgebender Personen werden Sanktionen ergriffen, die alle Mitarbeitenden betreffen, einschließlich Führungskräfte. Wir halten, sofern möglich und ihr gewünscht, Kontakt zur beschwerdeführenden Person, um eine Diskrimierung aufgrund der Beschwerde auch langfristig auszuschließen. 
 

8. Schulung und Kommunikation

Wir sensibilisieren unsere MitarbeiterInnen und Führungskräfte für die Beschwerdemöglichkeiten nach LkSG und schulen sie in Bezug auf das Beschwerdeverfahren 
 

9. Überprüfung und Weiterentwicklung

Das Verfahren wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um den gesetzlichen Anforderungen und betrieblichen Bedürfnissen gerecht zu werden.