Verfahrensordnung nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Als international ausgerichtetes Pflegeunternehmen, das von einem Inhaber chinesischer Herkunft geführt wird und eine vielfältige, multikulturelle Belegschaft beschäftigt, nimmt RENAFAN seine Verantwortung für Menschenrechte und Umwelt ernst. Unsere Verpflichtung gilt sowohl für unsere eigenen Geschäftsaktivitäten als auch für die gesamte Lieferkette, in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).

RENAFAN verpflichtet sich, die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte in allen Bereichen unseres Unternehmens und in unserer Lieferkette zu gewährleisten. Wir lehnen jede Form von Diskriminierung, Menschenhandel, Zwangsarbeit, Kinderarbeit und anderen menschenunwürdigen Praktiken ab und setzen uns aktiv für die Förderung von Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion ein. Hierbei berufen wir uns besonders auf die Charta der Vielfalt. Die Vertiefung und Förderung des interkulturellen Austauschs und des Verständnisses der Mitarbeitenden aus mehr als 80 Nationen ist eine Notwendigkeit für das Unternehmen. 

Wir verpflichten uns, negative Umweltauswirkungen, die durch unsere Geschäftstätigkeit und entlang unserer Lieferkette entstehen können, zu minimieren. Dies umfasst den verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen, die Reduzierung von Emissionen und Abfällen sowie die Förderung umweltfreundlicher Praktiken bei unseren Lieferanten.

RENAFAN wird alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass auch unsere Lieferanten und deren Vorlieferanten die Menschenrechte und Umweltstandards einhalten. Dies schließt Risikoanalysen, Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie die Implementierung geeigneter Kontrollmechanismen ein. Bei Verstößen behalten wir uns vor, geeignete Schritte einzuleiten, einschließlich der Beendigung von Geschäftsbeziehungen.

Als Unternehmen mit multikultureller Belegschaft und einer globalen Perspektive streben wir einen kontinuierlichen Dialog mit unseren Mitarbeitenden, Lieferanten und anderen relevanten Interessengruppen an. In diesem Dialog begegnen wir unseren Gesprächspartnern auf Augenhöhe. Mitarbeitenden wird das Recht auf die Gründung von Arbeitnehmervertretungen und auf Kollektivverhandlungen eingeräumt. Jede Form von Ungleichbehandlung in Beschäftungsverhältnissen lehnen wir ab. Wir fördern ein offenes und vertrauenswürdiges Arbeitsumfeld, das kulturelle Unterschiede wertschätzt. Vielfalt begreifen wir als Ressource und Bereicherung und betrachten die Herausforderungen, die in multikulturellen Teams entstehen, als Entwicklungsfelder, in denen wir stetig lernen.

Als Pflegeunternehmen trägt RENAFAN eine besondere Verantwortung gegenüber den Menschen, die uns ihr Vertrauen schenken. Wir verpflichten uns, die Würde, Autonomie und das Wohlbefinden jedes Pflegebedürftigen zu wahren und zu fördern. Dabei respektieren wir die kulturellen, religiösen und individuellen Bedürfnisse unserer Klienten und stellen sicher, dass sie stets mit Respekt, Empathie und fachlicher Kompetenz behandelt werden.

Unser Ziel ist es, durch kontinuierliche Schulungen unserer Mitarbeitenden und die Anwendung hoher Pflege- und Sicherheitsstandards eine erstklassige und menschenwürdige Pflege zu gewährleisten. Die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der uns anvertrauten Personen stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, und wir setzen uns dafür ein, ihre Lebensqualität zu verbessern und ihre Rechte zu schützen.

RENAFAN wird alle eingehenden Beschwerden prüfen und angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen.Die Verarbeitung von Daten erfolgt nach den Grundlagen der DSGVO, was die Aufbewahrung, Auskunft und Löschung angeht.  

Verfahrensordnung zur Behandlung von Beschwerden nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)  

1. Zielsetzung

Ziel dieser Verfahrensordnung ist es, ein effektives und vertrauliches Beschwerdeverfahren zu implementieren, das es allen Betroffenen ermöglicht, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße entlang unserer Lieferketten zu melden. Eingehende Hinweise dienen sowohl der direkten Abhilfe als auch der Identifikation potenzieller Risiken im Unternehmen und in der Lieferkette.

2. Geltungsbereich

Diese Verfahrensordnung gilt für:

• alle Mitarbeitenden der RENAFAN Holding Unternehmensgruppe,
• alle Lieferanten, Geschäftspartner und deren Mitarbeitende,
• sowie externe Betroffene, die durch unsere Geschäftstätigkeit oder Lieferketten beeinträchtigt werden.

3. Grundprinzipien 

• Transparenz: Das Verfahren ist allen Betroffenen zugänglich.
• Vertraulichkeit: Die Identität der Hinweisgebenden wird geschützt; anonymisierte Meldungen sind möglich.
• Unabhängigkeit & Neutralität: Beschwerden werden unparteiisch bearbeitet.
• Zügige Bearbeitung: Beschwerden werden zeitnah geprüft und beantwortet.
• Rechtskonformität: Alle Abläufe entsprechen den gesetzlichen Vorgaben
• Niedrigschwelligkeit: Das Verfahren ist einfach zugänglich.

4. Beschwerdekanäle

Hinweise können über folgende Wege eingereicht werden:

• E-Mail: meldung@renafan.de
• Post: RENAFAN Holding GmbH, Beschwerdemanagement nach LkSG, Berliner Straße 36/37, 13507 Berlin
• Online-Formular: [Link zum Formular]
• Telefon: 030 438190456

5. Zuständigkeiten

• Risikomanagement i. A. der Geschäftsführung: Christina Brandt, Menschenrechts- und Umweltschutzbeauftragte nach LkSG.
• Bearbeitung:
  • Menschenrechtsbezogene Hinweise → Abteilung Zentrales Qualitätsmanagement, Personalmanagement & Arbeitsschutz
  • Umweltbezogene Hinweise → Abteilung Einkauf & Nachhaltigkeit

6. Ablauf des Beschwerdeverfahrens

1. Eingang & Eingangsbestätigung:

• Innerhalb von 5 Werktagen wird der Eingang bestätigt.

2. Erstbewertung:

• Prüfung der Relevanz nach LkSG.
• Bei Bedarf werden weitere Informationen von der Hinweisgebenden angefordert.

3. Untersuchung:

• Analyse des Sachverhalts; ggf. Einbeziehung weiterer Abteilungen oder externer Expertise.

4. Maßnahmenplan & Abhilfe:

• Entwicklung von Maßnahmen zur Beseitigung der Missstände oder Risiken.
• Information der Hinweisgebenden über Stand und Ergebnis innerhalb von 30 Tagen; längere Fristen werden begründet kommuniziert.

5. Dokumentation & Nachverfolgung:

• Vollständige Dokumentation aller Beschwerden, Maßnahmen und Ergebnisse.
• Erkenntnisse fließen in das aufbauende Risikomanagement ein.

7. Schutz vor Benachteiligung

• Hinweisgebende Personen sind vor Repressalien und Benachteiligungen geschützt, auch über das Verfahren hinaus.
• Verstöße gegen diesen Schutz führen zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
• Regelmäßiger Kontakt zur Hinweisgebenden wird angeboten, um mögliche Diskriminierung zu verhindern.

8. Schulung und Kommunikation

• Alle Mitarbeitenden und Führungskräfte werden über das Beschwerdeverfahren informiert.
• Sensibilisierung zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten und zur Handhabung von Beschwerden werden regelmäßig durchgeführt.

9. Überprüfung und Weiterentwicklung

• Das Verfahren wird jährlich überprüft, auf Wirksamkeit bewertet und bei Bedarf angepasst.
• Kennzahlen wie Anzahl der Hinweise, Bearbeitungszeiten, getroffene Maßnahmen und daraus abgeleitete Präventionsmaßnahmen werden dokumentiert.
• Erkenntnisse fließen in den Aufbau der formalen Risikoanalyse gemäß LkSG ein.

10. Hinweis in eigener Sache

• RENAFAN befindet sich aktuell im Aufbau der vollständigen Risikoanalyse nach § 5 LkSG.
• In die laufenden und zukünftigen Analysen fließen Hinweise aus dem Beschwerdeverfahren mit ein, um Risiken zu identifizieren und geeignete Präventions- und Abhilfemaßnahmen einzuleiten.